1
人生
因為工作進度一再延誤，主管失去了耐心與信任。你承受著壓力，希望能趕上進度重新獲得主管的認同，結果反而錯誤連連。主管責難並要求限期改正這些錯誤，你為此忙的不可開交、原本的計劃也被耽誤，無疑是雪上加霜，眼看著離目標越來越遠，於是壓力更大了⋯⋯，就這樣陷入了惡性循環，只希望趕快結束就好。對於這樣的場景，你熟悉嗎？
做事效率不彰，不懂得做好時間管理
我們常說做事沒有效率的人，是因為沒做好時間管理。可能是做事沒有方法、習慣性拖延，或是容易受到干擾分心、無法管理外在的要求等因素。有許多時間管理工具或方法，可以解決這些問題。
比方說，有的著重在任務的優先順序上，像是優先矩陣（Prioritization matrix）、待辦清單（To-do-list）與時間箱（Time boxing）等工具；有的將重點放在分擔大腦的工作，集中精力於正在完成的任務，像是GTD（Getting things done）與番茄工作法（Pomodoro Technique）。
番茄工作法，一個超過三十年的時間管理工具，將焦點放在如何降低干擾對於認知上的影響，將更多的精力放在正在完成的事項上。如果你是個容易受到干擾而分心，或是不懂得拒絕別人的要求，導致自己的步調總是被打亂、老是被牽著鼻子走的人。我想，番茄工作法可以幫你改善這個問題，重新奪回專注力的主導權。
番茄工作法：減少干擾造成專注力耗損
這套方法包含了五個階段：規劃、追蹤、紀錄、處理與可視化，簡單來說
- 規劃：決定一天的行動（Things to do today）
- 追蹤：收集行動的相關數據
- 紀錄：將一天所得的數據整理歸檔
- 處理：將數據轉化成資訊
- 可視：視覺化展現找出改善之處與方法
首先，找出完成事項耗費的精力？以一個番茄鐘為單位來計算。
▲番茄工作法的運作（劉奕酉繪製）
一個一個番茄鐘為 25 分鐘，完成一個番茄鐘就短休息 3 – 5 分鐘，再展開下一個番茄鐘；每完成四個番茄鐘就長休息 15 – 30 分鐘，以此類推。在紀錄表上寫下每個事項完成需要幾個番茄鐘？
把握一個原則：一個番茄鐘不可以被分割。
當一個番茄鐘被打斷，只會有二種情況：
- 延遲干擾的活動
- 放棄這個番茄鐘
干擾會打亂你的步調，或是分心去做其他的事。而番茄工作法的核心，就是有意識地訓練自己如何去減少干擾，讓工作可以一氣呵成不被打斷。干擾，又分為內部干擾、外部干擾。差別在於後者涉及別人，需要溝通處理。在過程中遇到內部干擾時該怎麼做？簡單來說，就是「接受它、面對它、處理它、放下它。」
- 接受它：當你感到干擾出現，不需太大反應，只要記下來就好。
- 面對它：決定你要怎麼做。一定要今天做嗎？能延後到何時？
- 處理它：記在「臨時急迫事項」或「事項盤點表」。
- 放下它：在表上註記後，就繼續工作直到番茄鐘響起。
換作外部干擾，因應的原則差不多，只不過在「處理它」的步驟，需要做到「有效告知、迅速協調、重訂計畫」之後再「回覆」對方。透過這套「告知、協調與回覆」的策略，你可以將這些外部要求安排在當天或改天擇時處理，避免外部干擾打斷步調，而不是被牽著鼻子走。
番茄工作法的目標是確保目前工作不被干擾。盡量延遲這些干擾的活動，力求按部就班，納入由自己掌握的計畫鐘。當妳熟悉了如何計算番茄鐘工時、如何應對干擾後，就可以進行預估與優化了。例如，將超過五到七個番茄鐘才能完成的事項拆解成數個小事項，來簡化時間管理上的複雜度。
團隊運用番茄工作法，減少摩擦、提高效率，有效達成目標
干擾對於團隊造成的影響，更甚於個人。番茄工作法不只運用在個人，做為團隊的時間管理除了避免干擾打斷，也能減少團隊成員的摩擦與不必要的會議，協助團隊在時限內達成目標。團隊使用時有二項準則：
第一，每個微團隊擁有各自的番茄鐘。
比方說一個五人團隊，其中三人負責A事項，是一個微團隊，共用相同的番茄鐘；另外二人負責B事項，也是一個微團隊，共用相同的番茄鐘。微團隊中的成員共用番茄鐘，同進同退；一起休息、一起承受被干擾打斷的影響。
第二，團隊時間表永遠高於微團隊的番茄鐘。
團隊時間表可以規劃全員參與的事項：開會、全員休息。每個微團隊可以自行決定番茄鐘的開始、休息時間的長度，無論番茄鐘還剩多少時間，只要進入到團隊時間表的設定事項時間內，一律中斷。
▲番茄工作法運用在團隊中（劉奕酉繪製）
實際運用時可能會遇到一些問題，例如：團隊成員接二連三被緊急要求打斷，影響了整個團隊的產能該怎麼辦？團隊中某一個事項遇到瓶頸，可能會阻礙所有人都得停下來該怎麼辦？在書中都可以找到一些解決的做法建議。
我從番茄工作法中體會到的三件事
從這本書中的內容，以及自己實踐的經驗，我有三個體會：
- 倦怠管理：該休息，就要休息
- 時程管理：培養出時間顆粒的意識
- 效能管理：提高專注力、避免無謂耗損
第一件事，是做好「倦怠管理」
人的大腦持續運作會消耗專注力。如何讓大腦有效運用專注力、避免空轉耗損，懂得在工作與休息之間適度的切換，大腦才會更有效率也不會過勞。在不少文章中都有提到過，高效工作者知道自己能承受的壓力是有限度的，並且會認真看待那個極限，通常是以 50 ～ 90 分鐘的密集工作為一個單位，兩次密集工作之間會穿插短暫的 7 ～ 20 分鐘休息。
過勞倦怠，常常出現在竭盡所能發揮自我的人身上。這樣在壓力與休息之間輪流切換，可以讓人維持巔峰表現所需要的體力、心力和熱情。而番茄工作法在每一個番茄鐘之間都安插了一個短休息、每四個番茄鐘之間安排一個長休息，與上述的做法如出一轍，只不過用更簡單、規律的方式。
第二件事，是做好「時程管理」
以秒、分或小時來衡量時間，都會感到時間「持續」流逝而焦慮，覺得沮喪而失去做事的動力。如果改為事件接續的角度來看待時間，將時間切成顆粒似乎就比較不會導致焦慮。
時間顆粒，就是一個人安排時間的基本單位，也是一個人看待時間的方式。多數高效工作者的時間顆粒會控制在 30 分鐘到一小時之內，而番茄工作法就是以 30 分鐘為單位，其中 25 分鐘工作、 5 分休息。養成時間顆粒的意識，就能簡化時程計算、預估與管理的過程，將專注力放在完成工作上。
第三件事，是做好「效能管理」
就如同所有的時間管理法一樣，番茄工作法是為了節省不必要的時間浪費，而不是榨出時間做更多。我們該拚的是時效、而不是時長，而時效與專注力有很大的關聯。
人的專注力有限，而受到干擾分心、切換任務都會使得專注力耗損，如果能減少這些耗損，就能提高效率、完成更多的任務。面對干擾，主動奪回主導權最好的方式，就是延遲這些干擾的處理，先記下來、再來安排怎麼處理它。
數位時代，番茄工作法還能發揮功效嗎？
作者發明出番茄工作法已經超過三十年，面對的數位時代帶來的影響，網路與社群媒體改變了我們的習慣與行為，甚至可能都用手機取代用手錶與時鐘了。這套方法還適用嗎？其實，從番茄工作法的本質「減少干擾的影響、提高專注力」來看，數位時代的干擾有增無減，能讓我們分心的東西實在太多了，反而更需要番茄工作法的協助，當然應對干擾的難度也更高。
過去使用計時鐘與紙本記錄的方式，現在則有更多的選擇，甚至可以透過實體與數位工具並用的視覺化管理，創造出更大的彈性、更有效率的追蹤及改善。實體紙本有助於提高動機、加強記憶、而數位管控可以即時調整時間視角，進行快速回顧與事件比較，掌握所處環境的變化。
無論時代如何變遷，最常帶來干擾的始終是我們的頭腦。作者建議，面對干擾的最佳方式就是加以接受、心平氣和的處理；即使真的分心做了其它事也沒關係。下一個番茄鐘會更好，放輕鬆吧！
《職人簡報與商業思維｜劉奕酉》授權轉載
【延伸閱讀】
132712
